Die Anwendung unterstützt mehrere Mandate (Firmen / Buchungskreise). Jedes Mandat hat eine eigene Datenbank, eigene Einstellungen und eigene Rechnungsnummern. Der aktuelle Mandant wird oben links ausgewählt. Ein neues Mandat kann über «+» erstellt werden.

Die Übersicht zeigt den Stand der Fakturierung: bezahlter Umsatz, offene Rechnungen, zu verrechnende Termine (mit ihrem Frankenwert — ein Klick startet die Rechnungserstellung) und offene Belege. Darüber listet «Zu erledigen» überfällige Rechnungen, zuordenbare Zahlungseingänge und liegengebliebene Entwürfe; jede Zeile springt direkt zum richtigen Ort.

Die Knöpfe «Drop: Termine» und «Drop: Belege» holen neue ICS-Dateien bzw. Belege aus dem konfigurierten Drop ab (Einstellungen → Belege-Drop) — der typische Start einer Fakturierungsrunde.

Kunden können manuell erfasst oder per vCard-Import (.vcf) importiert werden. Kunden mit bestehenden Terminen oder Rechnungen werden beim Löschen archiviert statt entfernt. Archivierte Kunden können über die Checkbox «Archivierte anzeigen» eingeblendet werden. Das Feld Matching erlaubt zusätzliche Suchbegriffe (komma-getrennt) für den Kalender-Import, z.B. bei abweichenden Schreibweisen oder Spitznamen.

Termine dokumentieren erbrachte Leistungen an einen Kunden (Datum, Dauer, Leistung). Termine können manuell oder per Kalender Import (.ics / .csv) erfasst werden.

Status: Offen (noch nicht verrechnet) → Auf Entwurf (für eine Entwurfsrechnung reserviert) → Verrechnet. Unterstrichene Status sind Links zur zugehörigen Rechnung.

Der Kalender-Import erkennt Kunden und Leistungen automatisch und zeigt eine Vorschau mit Duplikaterkennung. Einträge älter als 18 Monate werden herausgefiltert.

Kundenerkennung — in dieser Reihenfolge:

1. E-Mail-Adresse eines Teilnehmers
2. Name eines Teilnehmers (exakter Abgleich)
3. Matching-Begriffe des Kunden (Teilstring in Titel, Notizen oder Teilnehmername)
4. Kundenname im Ereignistitel

Leistungserkennung — Schlüsselwörter grenzen die Kandidaten ein, bei mehreren Treffern entscheidet die Dauer. Ohne Treffer wird die Dauer direkt verglichen. Bei nur einer Leistung wird diese automatisch zugewiesen.

Neue Kunden können direkt während des Imports erstellt werden («+ Neuer Kunde»). Dabei wird versucht, Kontaktdaten aus dem Kalendereintrag zu extrahieren und gegen bestehende Kunden abzugleichen. Nach dem Erstellen werden alle unzugeordneten Einträge erneut geprüft.

Auto-Lernen: Wird ein Eintrag manuell einem Kunden zugewiesen, wird der Name aus dem Titel als neuer Matching-Begriff gespeichert — sofern er dem Kundennamen ähnelt.

Leistungen definieren die angebotenen Dienstleistungen mit Name, Preis und Abrechnungsart: Pro Stunde (Stundenabrechnung), Pro Sitzung (Pauschale pro Termin, unabhängig von Dauer) oder Pauschal (Festpreis). Über Schlüsselwörter (komma-getrennt) wird die Leistung beim Kalender-Import automatisch erkannt. Die optionale Standard-Dauer wird bei Leistungen mit Sitzungspreis verwendet und hilft bei der Zuordnung, wenn mehrere Leistungen dasselbe Schlüsselwort haben.

Rechnungen durchlaufen den Lebenszyklus: Entwurf → Gesendet → Bezahlt. Im Entwurf können Termine als Rechnungspositionen hinzugefügt oder einzelne Zeilen ergänzt werden. Nach dem Bestätigen («Senden») wird eine QR-Rechnung als PDF generiert. Stornierung ist im Entwurf- und Gesendet-Status möglich.

Quittungen («Bereits bezahlt» beim Erstellen) werden sofort als bezahlt verbucht und tragen den Typ «Quittung» neben der Nummer; ein Fälligkeitsdatum haben sie nicht. Überfällige offene Rechnungen sind in der Liste rot markiert. Bei bezahlten Rechnungen verlinkt das Detail die Zahlungsbuchung im Journal.

Jede Rechnung erhält eine QR-Referenz (27-stellig), die Mandant, Kundennummer und Rechnungsnummer kodiert. Der QR-Einzahlungsschein wird automatisch unten auf der PDF-Rechnung eingefügt.

Beim Zahlungsabgleich werden importierte Banktransaktionen (camt.053) automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen — über die QR-Referenz und den Betrag. Gefundene Treffer können mit einem Klick bestätigt werden, was die Rechnung als bezahlt markiert und den entsprechenden Journaleintrag (Buchung Debitoren → Bank) erstellt.

Belege (Quittungen, Eingangsrechnungen) werden als Foto oder PDF hochgeladen. Die OCR-Erkennung extrahiert automatisch Lieferant, Datum, Betrag, Währung, MwSt-Details und Zahlungsart.

Im Dialog können die erkannten Felder überprüft und korrigiert werden. Anschliessend wird ein Aufwandkonto (z.B. Büromaterial) und ein Zahlungskonto (z.B. Bank, Kasse) zugewiesen. Beim Verbuchen entsteht ein Journaleintrag mit Buchungsnummer (Q-NN).

Die Kontofelder sind Suchfelder: Nummer oder Namen tippen, die meistgenutzten Konten stehen zuoberst.

Belegzuordnung: Über «Belege zuordnen» werden offene Belege automatisch passenden Banktransaktionen zugeordnet (Betrag ±0.05 CHF, Datum ±5 Tage). Das Feld Transaktion im Dialog verknüpft den Beleg manuell mit der Bankzahlung — beim Verbuchen entsteht dann eine einzige Buchung für beides, und die Transaktion verschwindet aus den offenen. «— keine —» gilt für Bar-/Privatzahlungen.

Die Übersicht beginnt mit «Zu erledigen» (überfällige Rechnungen, zuordenbare Zahlungen, alte Entwürfe, offene Belege — jede Zeile springt zum richtigen Ort) und den Kennzahlen. Die Karte Offen führt direkt zu den offenen Transaktionen («Jetzt buchen»); ist nichts offen, zeigt sie ein grünes Häkchen. Danach folgen Monats- und Jahresübersicht mit Ertrag, Aufwand und Ergebnis als Tabelle und Balkendiagramm sowie der Import-Verlauf aller bisherigen Datei-Importe.

Transaktionen werden per camt.053 (ISO 20022) importiert. Voraussetzung: unter Einstellungen muss ein Bankkonto (Kontenplan-Konto) konfiguriert sein.

Offene Transaktionen erscheinen oben. Das Gegenkonto ist ein Suchfeld: Kontonummer oder Namen tippen (die meistgenutzten Konten stehen zuoberst), mit Enter auswählen — und mit einem weiteren Enter buchen; der Fokus springt automatisch zur nächsten Zeile. So lässt sich ein ganzer Import ohne Maus verbuchen. Nach dem Buchen bietet die Bestätigung einige Sekunden lang «Rückgängig» an.

Über «Regeln anwenden» werden bestehende Buchungsregeln auf alle offenen Transaktionen angewendet und Vorschläge eingeblendet. Mit «Alle buchen» werden alle Transaktionen mit zugewiesenem Gegenkonto in einem Schritt gebucht — dabei werden automatisch Regelvorschläge für neue Muster erstellt.

Unterhalb der offenen Transaktionen zeigt eine Monatsübersicht (Balkendiagramm) die monatlichen Einnahmen und Ausgaben.

Die Tabelle Alle Transaktionen kann nach Status gefiltert (offen, gebucht, ignoriert) und nach Spalten sortiert werden.

Regeln automatisieren wiederkehrende Buchungen: wenn ein Muster (z.B. Gegenpartei enthält «Swisscom») erkannt wird, schlägt das System automatisch das konfigurierte Gegenkonto vor. Regeln können manuell erstellt, bearbeitet und priorisiert werden.

Vorschläge werden automatisch generiert, wenn eine Transaktion manuell gebucht oder per Stapelbuchung verarbeitet wird. Der Vorschlag kann akzeptiert, bearbeitet oder verworfen werden. Beim Bearbeiten werden die Daten der zugehörigen Transaktion (Beschreibung, Gegenpartei, IBAN, Typ) zur Kontrolle angezeigt.

Der Kontenplan kann per CSV importiert oder manuell ergänzt werden. Kontonummern müssen rein numerisch sein. Konten mit bestehenden Buchungen sind vor dem Löschen geschützt. Konten können hierarchisch strukturiert werden (Gruppenkonten als Überschriften, Blattkonten für Buchungen).

Bankkonten verknüpfen eine IBAN mit einem Kontenplan-Konto (Aktivkonto). Diese Verknüpfung wird für den camt.053-Import und die automatische Buchungserstellung benötigt.

Das Journal zeigt alle Buchungssätze (automatische und manuelle) als doppelte Buchhaltung. Neue manuelle Buchungen können über «Neuer Eintrag» erfasst werden. Jeder Eintrag besteht aus mindestens zwei Zeilen, wobei Soll und Haben immer ausgeglichen sein müssen.

Storno statt Löschen: Das ✕ erstellt eine Stornobuchung (S-NN) mit vertauschtem Soll/Haben — die Originalbuchung bleibt sichtbar und wird als storniert markiert (Radierverbot). Eine verknüpfte Banktransaktion wird wieder offen, verknüpfte Belege werden wieder geöffnet. Buchungen in geschlossenen Perioden können nicht storniert werden — solche Korrekturen gehören als manuelle Buchung ins offene Jahr.

Berichte umfassen Erfolgsrechnung (Ertrag vs. Aufwand), eine Steuerübersicht, die steuerrelevante Konten nach Steuercode gruppiert, und die Bilanz per Stichtag (31.12. des gewählten Jahres): Aktiven und Passiven mit dem noch nicht abgeschlossenen Ergebnis als Eigenkapital-Zeilen («Ergebnis Vorjahre», «Jahresergebnis»); Aktiven und Passiven sind stets im Gleichgewicht. Berichte folgen dem Jahr oben und können als PDF oder CSV exportiert werden.

Unter Buchungsperioden können abgeschlossene Jahre gesperrt werden, um nachträgliche Buchungen zu verhindern.

Der Bereich Analyse bietet vordefinierte Auswertungen wie Umsatz pro Kunde, monatlicher Ertrag vs. Aufwand, Kundentreue und weitere. Auswertungen können nach Jahr gefiltert werden und werden als Tabelle und Diagramm (Balken, Linie oder Kreis) dargestellt.

Das Protokoll zeichnet alle relevanten Aktionen auf: Importe, Buchungen, Stornierungen, Periodenabschlüsse und weitere Änderungen. Es dient der Nachvollziehbarkeit und kann nach Spalten sortiert werden.

Unter Mandant / Firma werden Firmenangaben (Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Website) gepflegt.

Unter Bank & Rechnungen werden IBAN, QR-IBAN, UID, Zahlungsfrist und Rechnungsnummern-Präfix konfiguriert.

Unter Rechnungsvorlage können Logo, Zahlungsbedingungen und Fusszeile der PDF-Rechnung angepasst werden.

Unter Datenmigration können Daten aus einer bestehenden Buchhaltungssoftware einmalig übernommen werden (Buchungen als Tab-getrennte CSV, Termine als CSV).

Der Admin-Bereich ist nur für Administratoren sichtbar.

Benutzer — Verwaltung von Benutzerkonten und deren Berechtigungen pro Mandat (Buchhaltung, Faktura oder beides).

Snapshots — Sicherungskopien der Mandanten-Datenbank. Snapshots werden automatisch vor Importen, Buchungen und Periodenabschlüssen erstellt (max. 10 automatische). Manuelle Snapshots können mit einer Beschreibung erstellt werden und werden nicht automatisch gelöscht. Bei einer Wiederherstellung wird vorher automatisch ein Snapshot angelegt. Snapshots können einzeln gelöscht werden.

1. Belege sammeln — Jede Buchung braucht einen Beleg (Rechnung, Quittung, Kontoauszug, Vertrag). Ohne Beleg keine Buchung.
2. Kontieren — Für jeden Beleg bestimmen: Welche Konten? Soll oder Haben? Welcher Betrag?
3. Buchen — Den Buchungssatz im Journal erfassen (Datum, Text, Soll-Konto, Haben-Konto, Betrag).
4. Abstimmen — Regelmässig Konten abgleichen: Bankkontostand = Saldo 1020? Offene Debitoren = Saldo 1100?
5. Abschlussbuchungen — Am Periodenende: Abschreibungen, Abgrenzungen, Rückstellungen buchen.
6. Abschluss — Erfolgskonten abschliessen, Gewinn/Verlust ins Eigenkapital übertragen, Bilanz erstellen.

1. Kontenabstimmung — Alle Konten mit externen Belegen abgleichen (Bank, Debitoren, Kreditoren).
2. Inventar — Warenbestand physisch zählen und mit Konto 1200 abgleichen.
3. Abgrenzungen buchen — Transitorische Aktiven/Passiven für periodenübergreifende Posten.
4. Abschreibungen buchen — Anlagevermögen um jährliche Abschreibung reduzieren.
5. Rückstellungen prüfen — Neue bilden, bestehende auflösen oder anpassen.
6. Debitorenverluste — Uneinbringliche Forderungen abschreiben, Delkredere prüfen.
7. Erfolgsrechnung erstellen — Alle Ertrags- und Aufwandskonten auflisten.
8. Erfolgskonten abschliessen — Saldo auf 9200 Gewinn/Verlust übertragen.
9. Bilanz erstellen — Aktiven und Passiven per Stichtag (31.12.).
10. Gewinnverwendung — Gewinn an Eigenkapital, Gewinnvortrag oder Ausschüttung.
11. Periode sperren — In dieser App: Periode schliessen, um nachträgliche Änderungen zu verhindern.

• Regelmässig buchen — Monatlich ist ideal, quartalsweise Minimum. Nicht alles auf Ende Jahr schieben.
• Belege sofort erfassen — Foto mit dem Handy, Upload per Drop-App. Ein verlorener Beleg ist ein Problem bei der Revision.
• Regeln nutzen — Wiederkehrende Transaktionen (Miete, Abo, Lohn) per Regel automatisieren. Spart enorm Zeit und reduziert Fehler.
• Kontenplan schlank halten — Nicht für jeden Lieferanten ein eigenes Konto. Weniger Konten = bessere Übersicht. 30–50 aktive Konten reichen für die meisten KMU.
• Bankabstimmung monatlich — Kontostand laut Buchhaltung mit Bankauszug vergleichen. Differenzen sofort klären, nicht auf Ende Jahr warten.
• Privatanteile sauber trennen — Geschäft und Privat klar über Privatkonto (2850) separieren. Bei gemischten Kosten (Auto, Handy) Privatanteil konsequent buchen.
• Debitoren überwachen — Offene Rechnungen regelmässig prüfen. Mahnwesen konsequent betreiben. Zahlungsfristen klar vereinbaren.
• MWST-Termine einhalten — Quartalsweise (oder semesterweise bei Saldosteuersatz). Verspätete Abrechnung = Verzugszins.
• Abschreibungen nicht vergessen — Jährlich auf alle Anlagegüter. Steuerlich geltend machen, auch wenn die Anlage noch funktioniert.
• Jahresabschluss vorbereiten — Checkliste führen: Abgrenzungen, Abschreibungen, Inventar, Rückstellungen. Nicht erst am 31.12. daran denken.
• Steuerberater für Spezialfälle — Für Gründung, Rechtsformwechsel, MWST-Registrierung oder komplexe Transaktionen lohnt sich professionelle Beratung.
• Periode schliessen — In dieser App verhindert das versehentliche Buchungen in abgeschlossenen Jahren. Erst nach finaler Prüfung schliessen.